国家档案局


档案管理软件功能要求暂行规定



(2001年6月5日发布施行)


第一章 总 则



第一条 为适应档案管理现代化需要，规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，制定本规定。

第二条 本规定所称的档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。

第三条 档案管理软件的研制开发和安装使用，应遵循“规范、先进、实用”的原则，既要满足当前工作的需要，又要兼顾将来技术发展的趋势。


第二章 基本要求

第四条 档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能。

第五条 档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

第六条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

第七条 档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

第八条 档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

第九条 档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。


第三章 数据管理功能

第十条 数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。

第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。

第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。

具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。

第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。

本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。


第四章 整理编目功能

第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。

第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：

（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；

（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；

（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；

（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。


第五章 检索查询功能

第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：

（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；

（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。


第六章 辅助实体管理功能

第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。

第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：

(一)对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；

(二)对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。


第七章 安全保密功能

第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。

第二十六条 系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。


第八章 系统维护功能

第二十七条 系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

第二十八条 用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。系统应能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

第二十九条 系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，包括上机人姓名、访问时间（年月日时分）、所用微机编号、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印），并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

第三十条 系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。


第九章 附 则

第三十一条 各使用单位可根据实际工作需要，在档案管理软件设计和使用过程中分阶段实现本规定所要求的各种功能，但必须留有相应的拓展接口。

第三十二条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门对本行政区域内档案管理软件的开发、鉴定和使用加强监督与指导。

第三十三条 本规定由国家档案局负责解释。

第三十四条 本规定自发布之日起施行。


山东省威海市人民政府


威海市人民政府关于印发《威海市人民政府规范性文件制定程序规定》的通知


威政发〔2006〕80号


各市、区人民政府，高技术产业开发区、经济技术开发区管委会，市政府各部门、单位：
　　《威海市人民政府规范性文件制定程序规定》已经市政府同意，现印发给你们，望遵照执行。


二○○六年十月二十七日


威海市人民政府规范性文件制定程序规定



　　第一章　总　则

　　第一条　为规范市政府规范性文件制定程序，保证规范性文件质量，维护国家法制统一，结合我市实际，制定本规定。
　　第二条　本规定所称规范性文件，是指市政府在法定职权范围内按照法定程序制定的，涉及公民、法人或者其他组织权利、义务，反复适用并具有普遍约束力的规定、办法、实施细则和规则等文件的总称。
　　市政府制定的内部工作制度、人事任免决定和对具体事项的行政处理决定等文件，不属于本规定所称的规范性文件。
　　第三条　规范性文件的立项、起草、审查、决定、公布、解释和备案，适用本规定。
　　第四条　制定规范性文件的范围包括：
　　（一）法律、法规、规章授权制定规范性文件的；
　　（二）法律、法规、规章虽未授权，但根据我市实际情况需要作出具体规定的；
　　（三）市政府履行行政管理职能，需要以规范性文件形式规范的其他事项。
　　第五条　制定规范性文件，应当遵循下列原则：
　　（一）维护国家法制统一；
　　（二）按照法定职权和程序制定；
　　（三）职权与责任相一致；
　　（四）民主、公开和公众参与；
　　（五）维护公民、法人和其他组织合法权益；
　　（六）保障行政机关依法行使职权。
　　第六条　规范性文件的名称一般使用“规定(暂行规定)”、“办法(暂行办法)”、细则、规则等，但不得称“条例”。
　　规范性文件的内容为实施法律、法规、规章或上级规范性文件的，其名称前可以冠以“实施”两字。
　　第七条　规范性文件的表述应当准确、简洁，使用文字和标点符号应当正确、规范。
　　规范性文件一般应用条文的形式表述。除内容复杂或篇幅较长的规范性文件外，一般不分章、节。条下可以分款、项、目。条的序号用中文数字依次表述，款不编号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。
　　第八条　规范性文件的内容应当具体、明确，具有可操作性。并不得与法律、法规、规章和国家现行的方针、政策相抵触。
　　规范性文件应当科学地规范行政行为，符合转变政府职能的要求。
　　规范性文件之间应该保持协调和衔接。
　　第九条　除有法定依据或者国家另有规定外，规范性文件不得设定下列事项：
　　（一）设立或者变更、撤销行政许可事项；
　　（二）设立或者变更、撤销行政事业性收费和经营服务性收费项目(但市政府及物价主管部门依法履行价格管理职能的除外)；
　　（三）设立或者变更、撤销行政处罚和行政强制措施；
　　（四）限制或者处分公民、法人和其他组织的法定权益；
　　（五）在法律规定之外设定强制检测、申报制度，限定他人购买其指定商品以及限制或者变相限制外地商品和外地企业进入本地市场；
　　（六）其他应当由法律、法规、规章和上级人民政府规定的事项。
　　第十条　市政府法制工作机构具体负责市政府规范性文件制定计划的研究论证、规范性文件送审稿审查和综合协调工作。
　　第十一条　未经市政府同意，任何政府工作部门(以下简称部门)不得以市政府名义制定规范性文件；部门以自己名义制定规范性文件的，必须事先将规范性文件及其起草说明报市政府法制工作机构审查同意。

　　第二章　立　项

　　第十二条　市政府原则上应于每年第四季度编制下一年度的规范性文件制定计划。
　　第十三条　部门或者下一级人民政府认为需要制定规范性文件的，应当于上一年10月底前，按程序向市政府报请立项。
　　立项申请应当对制定规范性文件的必要性、依据、规范的主要内容和拟确立的主要制度等作出说明。
　　第十四条　市政府法制工作机构应当根据法律、法规、规章及市政府的重要决策和工作部署，对制定规范性文件的立项申请进行汇总和研究论证，拟订本年度规范性文件制定计划，报市政府批准后组织实施。
　　第十五条　列入规范性文件制定计划的项目应当符合下列要求：
　　（一）适应改革、发展、稳定的需要，具有制定规范性文件的必要性；
　　（二）有关的改革实践经验已经基本成熟，拟确立的制度和措施具有可行性。
　　规范性文件制定计划应当明确规范性文件的名称、起草部门、起草完成的时间和报请市政府审议的时间等。
　　第十六条　规范性文件制定计划在执行中，市政府可以根据实际情况予以调整。对拟增加的项目，应当由市政府法制工作机构进行补充论证，并按程序报市政府批准后方可组织实施。
　　第十七条　部门应当自觉维护规范性文件制定计划的严肃性和权威性。凡未纳入规范性文件制定计划的项目，不得制定规范性文件。

　　第三章　起　草

　　第十八条　规范性文件由市政府组织起草。
　　市政府可以确定一个或者几个部门负责规范性文件的起草。对重要项目或者法律关系复杂的，可以确定由市政府法制工作机构起草或者组织起草，也可以邀请有关组织、专家参加起草或者委托有关组织、专家起草。
　　规范性文件的内容涉及两个或者两个以上部门职权的，应当由两个或者两个以上部门联合起草；联合起草的，可以由一个部门为主，其他部门配合。
　　第十九条　委托有关组织、专家起草规范性文件草案的，由市政府法制工作机构根据具体情况确定受托人，或者在一定范围内公开委托项目，征求起草方案，择优确定受托人。
　　受托人确定后，由市政府法制工作机构与受托人签订书面协议，明确双方的权利和义务。受托人应当组成3人以上的起草小组，并确定起草小组负责人。
　　委托起草所需的费用，由市财政核拨。
　　第二十条　部门负责起草规范性文件的，应当成立起草小组，并明确一名负责人主管起草工作。
　　起草部门应当在规范性文件制定计划规定的审议时间之前3个月完成起草并报送审查；不能按计划完成起草任务的，应当向市政府书面说明原因，并将说明报告送市政府法制工作机构。
　　第二十一条　起草的规范性文件，应当包括规范性文件制定的目的、依据、适用范围、基本原则、职能界定、权利义务、法律责任、组织实施主体和生效时间等内容。
　　第二十二条　起草规范性文件应当深入实地调查研究，广泛征求公民、法人或者其他组织的意见，并就文件内容的科学性和可行性进行论证，对可能产生的消极影响制定预防和补救措施。
　　征求意见可以采取书面征求意见或召开座谈会、听证会、论证会等形式。
　　第二十三条　部门起草的规范性文件应当经起草部门办公会议讨论通过，并由起草部门主要负责人签署后，书面征求其他有关部门的意见。
　　有关部门应对起草部门的征求意见稿进行认真论证。提出修改意见时，应当同时说明修改的依据或者理由，经本部门主要负责人签署或者加盖本部门印章后，于接到规范性文件征求意见稿之日起10个工作日内返回起草部门；逾期不按规定回复意见的，视为同意，起草部门应当在上报规范性文件送审稿时予以说明。
　　起草部门应当认真研究有关部门提出的修改意见。对合理的意见，应当予以采纳；对有争议的意见，应当充分协商；经过充分协商仍不能达成一致意见的，起草部门应当在上报规范性文件送审稿时说明情况和理由。
　　第二十四条　市政府法制工作机构应当加强对规范性文件草案起草工作的指导，并可以提前介入规范性文件的前期调研论证和起草工作。

　　第四章　审　查

　　第二十五条　规范性文件送审稿由市政府法制工作机构负责统一审查。未经市政府法制工作机构审查的规范性文件草案，不得提交市政府审议。
　　第二十六条　规范性文件送审稿应当由负责起草的部门报送审查。两个以上的部门联合起草的，由主办部门负责报送或联合报送。
　　第二十七条　起草部门应当向市政府法制工作机构报送下列材料：
　　（一）负责起草部门的行政首长签署的提请审查的公函；
　　（二）规范性文件送审报告；
　　（三）规范性文件送审稿；
　　（四）起草说明；
　　（五）其他有关材料。
　　规范性文件送审报告主要包括：送审规范性文件的名称、有关部门争议问题的协商情况和送审建议等。送审报告应当由起草部门主要负责人签署；有关部门共同起草的，应当由各有关部门的主要负责人共同签署。
　　规范性文件送审稿的起草说明应当包括：制定规范性文件的必要性、起草依据、起草过程和拟规范的主要内容和其他需要说明的问题等。
　　有关材料一般包括：征求意见原件、调研报告、依据的有关法律、法规、规章和政策文件，以及外地有关的立法资料等。
　　第二十八条　市政府法制工作机构应当从以下几个方面对规范性文件送审稿进行审查：
　　（一）是否符合本规定第五条的要求；
　　（二）是否与法律、法规、规章、国家现行政策或者上级规范性文件相抵触；
　　（三）是否与我市现行其他规范性文件协调、衔接；
　　（四）是否已妥善处理有关机关、组织和公民对规范性文件送审稿主要问题的意见；
　　（五）确立的制度措施是否与我市的实际相符合，是否具有可行性；
　　（六）是否符合规范性文件的结构、体例和文字表达等技术要求；
　　（七）需要审查的其他内容。
　　第二十九条　市政府法制工作机构收到规范性文件送审稿后，一般应当在2个月内完成审查任务。
　　第三十条　经初步审查，发现规范性文件送审稿有下列情形之一的，市政府法制工作机构不予受理：
　　（一）起草的规范性文件未列入当年规范性文件制定计划的；
　　（二）起草部门提供的材料不齐全，未按规定补正的。
　　第三十一条　经初步审查，发现规范性文件送审稿不符合本规定第十五条的要求，制定规范性文件的基本条件尚不成熟的，市政府法制工作机构可以决定暂缓审查并通知起草部门，待条件基本成熟后再进行审查。
　　第三十二条　经初步审查，有下列情形之一的，市政府法制工作机构可以将规范性文件送审稿退回起草部门，并书面告知退回的原因，待起草部门修改或补充完善后再进行审查：
　　（一）超越法定权限的；
　　（二）与法律、法规、规章、国家现行政策或者上级规范性文件相抵触的；
　　（三）违反规范性文件制定程序的；
　　（四）不符合规范性文件的结构和体例要求，或者文件的文字技术有重大错误或重大缺陷以至妨碍对文件的准确理解的；
　　（五）不符合本规定第二十七条规定的；
　　（六）没有依照本规定公开征求意见或进行论证，或公开征求意见后，有关部门对规范性文件送审稿规范的主要内容存在较大争议，未与有关部门协商的。
　　第三十三条　市政府法制工作机构应当就规范性文件送审稿涉及的主要问题，深入基层进行实地调查研究，听取基层有关机关、组织和公民的意见。
　　第三十四条　市政府法制工作机构认为必要时，可以召开由有关部门和专家参加的座谈会、论证会，听取意见，研究论证。起草部门及其他有关部门应积极予以配合、协助。
　　第三十五条　规范性文件送审稿直接涉及公民、法人和其他组织切身利益的，市政府法制工作机构可以举行听证会，或者向社会公布规范性文件草案，公开征求社会各界的意见。
　　举行听证会的，可参照国务院《规章制定程序条例》第十五条规定的程序进行。市政府法制工作机构可以邀请有关方面的代表参加听证会。
　　规范性文件送审稿向社会征求意见或者举行听证会的，市政府法制工作机构应当在市政府审议规范性文件草案时，就有关意见的处理情况及其理由作出说明。
　　第三十六条　被确定参加听证会或论证会的部门，应按要求委派能代表本部门意见的人员参加；参加听证会的人员，应代表本部门发表负责任的意见。
　　第三十七条　市政府有关部门或者机构对规范性文件送审稿涉及的主要措施、管理体制、权限分工等问题有不同意见的，市政府法制工作机构应当进行协调，达成一致意见；不能达成一致意见的，应当将争议的主要问题、有关部门的意见和市政府法制工作机构的意见上报市政府协调、决定。
　　第三十八条　市政府法制工作机构应在认真研究各方面意见的基础上，对规范性文件送审稿提出修改意见。起草部门应按市政府法制工作机构提出的意见对送审稿进行修改，修改后的送审稿经市政府法制工作机构审查后，形成规范性文件草案。

　　第五章　决定与公布

　　第三十九条 规范性文件草案应当经市政府常务会议或者全体会议审议。
　　审议规范性文件草案时，由起草部门负责人作说明，市政府法制工作机构汇报审查意见，并对市政府领导的审议意见做好记录。
　　第四十条　起草部门应当根据审议意见，对规范性文件草案进行修改，形成草案修改稿，经市政府法制工作机构再审同意后，报请市长签署，并以市政府令或市政府文件的形式公布施行。
　　第四十一条　以市政府令形式公布的规范性文件应当载明该规范性文件的制定机关、序号、规范性文件名称、通过日期、施行日期、市长署名以及公布日期；以市政府文件形式公布的规范性文件应当载明该规范性文件的制定机关、序号、文件名称、通过日期和公布日期。
　　规范性文件应当自公布之日起30日后施行；但公布后不立即施行将造成严重后果的，可以自公布之日起施行。规范性文件需要在公布之日起施行的，应当在提请市政府法制工作机构审查时特别予以说明。
　　第四十二条　规范性文件签署公布后，《威海市人民政府公报》和《威海日报》应当全文刊登。
　　第四十三条　凡未经市政府同意或未经市政府法制工作机构审查，部门自行印发的规范性文件一律无效，执行机关不得执行。

　　第六章　解释与备案

　　第四十四条　规范性文件解释权属于市政府或其授权的机关。
　　规范性文件有下列情况之一的，由市政府或其授权的机关负责解释：
　　（一）规范性文件的规定需要进一步明确具体含义的；
　　（二）规范性文件制定后出现新情况，需要明确适用规范性文件依据的。
　　市政府授权的行政机关作出的解释，应事先报市政府法制工作机构，由市政府法制工作机构参照规范性文件送审稿的审查程序提出意见，报请市政府批准后公布。
　　规范性文件的解释同规范性文件具有同等效力。
　　第四十五条　部门或者下一级人民政府可以向市政府提出规范性文件解释的请求。
　　第四十六条　对属于行政工作中具体应用和理解规范性文件的问题，市政府有关部门或者下一级人民政府向市政府法制工作机构提出解释要求的，市政府法制工作机构可以研究答复；其中涉及重大问题的，应当报市政府同意后答复。
　　第四十七条　机关、社会团体、企业事业组织和公民认为规范性文件同法律、法规和规章相抵触的，可以向市政府提出书面审查修改建议，由市政府法制工作机构研究提出处理意见，报市政府决定。
　　第四十八条　规范性文件应当自公布之日起30日内，由市政府法制工作机构依照《山东省规章和规范性文件备案规定》的规定向省政府备案。

　　第七章　其他规定

　　第四十九条　修改、废止规范性文件的程序，参照本规定办理。
　　修改规范性文件，应当自修改决定公布之日重新公布新的规范性文件文本。
　　第五十条　规范性文件实施满1年，实施机关应当对其实施情况进行评估，并将评估意见书面报告市政府。
　　第五十一条　已经生效的规范性文件有下列情形之一的，市政府法制工作机构应当组织清理，并向市政府报告：
　　（一）法律、法规、规章、上级人民政府的规范性文件以及市政府制定的新文件修改、替代或者撤销了现行规范性文件的部分或全部内容；
　　（二）规范性文件已经不适应当前经济建设和社会发展的需要，或者与国家现行政策相抵触；
　　（三）规范性文件因规范的任务已经完成而自然失效。
　　第五十二条　已经生效的规范性文件有下列情形之一的，市政府法制工作机构应当建议市政府予以修改或废止，或者直接提请市政府予以撤销：
　　（一）文件内容不符合本规定第五条、第九条规定的；
　　（二）违反本规定有关征求意见的程序规定，没有充分听取当事人和公众意见的；
　　（三）公布前报送审查并作为文件制定依据的材料严重失实的；
　　（四）有其他违反法律、法规、规章和本规定行为的。

　　第八章　附　则

　　第五十三条　市政府提请市人民代表大会或其常务委员会审议的规范性文件草案以及各县级市、区人民政府制定的规范性文件，参照本规定办理。
　　第五十四条　本规定由市政府法制工作机构负责解释。
　　第五十五条　本规定自公布之日起施行。威海市人民政府1999年4月2日公布的《威海市人民政府规范性文件制定程序规定》(威政发〔1999〕16号)同时废止。